Use of six sigma methodology to reduce appointment lead-time in obstetrics outpatient department

Abstract

This paper focuses on the issue of longer appointment lead-time in the obstetrics outpatient department of a maternal-child hospital in Colombia. Because of extended appointment lead-time, women with high-risk pregnancy could develop severe complications in their health status and put their babies at risk. This problem was detected through a project selection process explained in this article and to solve it, Six Sigma methodology has been used. First, the process was defined through a SIPOC diagram to identify its input and output variables. Second, six sigma performance indicators were calculated to establish the process baseline. Then, a fishbone diagram was used to determine the possible causes of the problem. These causes were validated with the aid of correlation analysis and other statistical tools. Later, improvement strategies were designed to reduce appointment lead-time in this department. Project results evidenced that average appointment lead-time reduced from 6,89 days to 4,08 days and the deviation standard dropped from 1,57 days to 1,24 days. In this way, the hospital will serve pregnant women faster, which represents a risk reduction of perinatal and maternal mortality.

Este documento se enfoca en el tema del tiempo de consulta más prolongado en el departamento ambulatorio de obstetricia de un hospital materno-infantil en Colombia. Debido a la prolongada cita de tiempo, las mujeres con embarazos de alto riesgo podrían desarrollar complicaciones graves en su estado de salud y poner en riesgo a sus bebés. Este problema se detectó a través de un proceso de selección de proyecto explicado en este artículo y para resolverlo, se ha utilizado la metodología Six Sigma. Primero, el proceso se definió a través de un diagrama SIPOC para identificar sus variables de entrada y salida. En segundo lugar, se calcularon seis indicadores de rendimiento sigma para establecer la línea de base del proceso. Luego, se utilizó un diagrama de espina de pescado para determinar las posibles causas del problema. Estas causas fueron validadas con la ayuda del análisis de correlación y otras herramientas estadísticas. Más tarde, las estrategias de mejora se diseñaron para reducir el tiempo de entrega en este departamento. Los resultados del proyecto evidenciaron que el tiempo de entrega promedio de la cita se redujo de 6,89 días a 4,08 días y la norma de desviación se redujo de 1,57 días a 1,24 días. De esta manera, el hospital atenderá a las mujeres embarazadas más rápido, lo que representa una reducción del riesgo de mortalidad perinatal y materna.