Propuesta de mejora integral al proceso de admisión en el área de posgrados de una institución de educación de superior

Abstract

Institution in study, assumes the academic programs of postgraduates as a contribution to the strengthening of the base of the capacity of the country for the generation and application of knowledge in the fields of science, technology, arts and humanities. To gain access, applicants begin with a registration process through the delivery of documents considered essential requirements. Once realized, they surrender to a process of selection and admission. Consecutively, the results are sent by email along with the registration form. It has been determined that the lead time (time elapsed from receipt of documents until results are sent) should not exceed 25 working days. However, the reality of the process and the effects caused are different, which affects the satisfaction of the applicant who is expected to become a student at the end of the registration process. In this sense, the object of this degree work rests in the presentation of an improvement proposal directed by at reducing the lead time that an applicant must wait for to obtain his or her registration certificate. This will be done by applying a Six Sigma methodology through the collection of data provided by the Postgraduate Department in order to know the historical status of the process in the last 3 academic periods and feed the simulation of the current process through ARENA software; identify possible causes of behavior with the help of statistical tools such as the Ishikawa Diagram, object improvement strategies and define a map of control activities to facilitate the monitoring of the effectiveness of the proposal. In addition, in order to determine how much the cycle time influences the number of enrollees, a design of experiments was carried out. Among the results of the current process, a short-term sigma level of 1.07 and a long-term sigma level of -0.43 were obtained. The concentration of causes is given in the part of methods and therefore, improvement strategies are proposed oriented to this particular aspect. It was also demonstrated that cycle time does affect the number of enrollees.

La Institución de Educación Superior en estudio, asume los programas académicos de posgrados como una contribución al fortalecimiento de la base de la capacidad del país para la generación y aplicación de conocimiento en los campos de la ciencia, la tecnología, las artes y las humanidades. Para acceder, los aspirantes inician con un proceso de inscripción a través de la entrega de documentos considerados como requisitos indispensables. Una vez realizada, se someten a un proceso de selección y admisión. Posteriormente, los resultados son enviados mediante un correo electrónico junto con el volante de matrícula. Se ha determinado que el tiempo de ciclo (tiempo transcurrido desde que se reciben los documentos hasta que se envían los resultados) no debe superar los 25 días hábiles. Sin embargo, la realidad del proceso y los efectos ocasionados son diferentes, lo cual repercute en la satisfacción del aspirante que se espera sea convertido en estudiante al finalizar su proceso de matrícula. En este sentido, el propósito de este trabajo de grado recae en la presentación de una propuesta de mejora orientada a la reducción del tiempo de ciclo que debe esperar un aspirante para la obtención de su volante de matrícula. Lo anterior, se llevará a cabo aplicando una metodología Six Sigma mediante la recolección de datos proporcionados por el Departamento de Posgrados con la finalidad de conocer el estado histórico del proceso en los últimos 3 periodos académicos y alimentar la simulación del proceso actual mediante el software ARENA; identificar las posibles causas del comportamiento con la ayuda de herramientas estadísticas como el Diagrama de Ishikawa, plantear estrategias de mejora y definir un mapa de actividades de control que facilite la supervisión de la efectividad de la propuesta. Además, con el objetivo de determinar que tanto influye el tiempo de ciclo con la cantidad de matriculados, se realizó un diseño de experimentos. Entre los resultados del proceso actual se obtuvo un nivel sigma a corto plazo de 1,07 y a largo plazo de -0,43. La concentración de causas se da en la parte de métodos y por lo tanto, se proponen estrategias de mejora orientadas a este aspecto en particular. Asimismo, se demostró que el tiempo de ciclo si afecta la cantidad de matriculados.